In den letzten Wochen und Monaten hörte man immer wieder von der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Auch für viele Ärzte besteht die Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse. Deshalb ist es wichtig, dass die Registrierkasse möglichst einfach und ohne viel Aufwand in den Ordinationsalltag integriert wird. Wir haben für unsere Produkte WinDoc Complete, WinDoc Light und WinDoc Online ebenfalls eine Registrierkassenfunktion integriert und bereits mit der Auslieferung an unsere Kunden begonnen.
Wann benötigt man eine Registrierkasse?
Seit 01.01.2016 benötigt jeder Unternehmer mit einem Barumsatz von 7.500€ und einem Jahresumsatz von 15.000€ ein elektronisches Aufzeichnungssystem. Seit 01.01.2017 muss die Registrierkasse zusätzlich durch eine technische Sicherheitseinrichtung erweitert werden!
Was bedeutet die technische Sicherheitseinrichtung? Welche Anforderungen gibt es dadurch an eine Registrierkasse?
Die technische Sicherheitseinrichtung soll jegliche Manipulation an den Aufzeichnungen der Registrierkasse verhindern. Mit Hilfe einer elektronischen Signatur werden die einzelnen Barumsätze miteinander verkettet und so die Manipulationssicherheit gewährleistet. Die Registrierkasse muss ein Datenerfassungsprotokoll (DEP) und einen verschlüsselten Umsatzzähler führen. Die Belegdaten inkl. verschlüsselten Umsatzzähler werden anschließend digital signiert, im DEP abgelegt und auf den Beleg als QR-Code aufgedruckt. Jeder Beleg enthält dabei Informationen aus dem vorherigen Beleg, wodurch eine Manipulation zu einer fehlerhaften Verkettung führen würde.
Wie erhalte ich die elektronische Signatur?
Für die digitale Signatur verwenden wir die Produkte der Firma A-Trust (Anbieter von Handysignatur / Bürgerkarte). Je nach Produkt (Windoc Complete / Light oder Online) kommen unterschiedliche Lösungen der Firma A-Trust zum Einsatz. Bei Windoc Complete / Light wird eine Signaturkarte (ähnlich wie die Bürgerkarte) verwendet, bei Windoc Online kommt eine Online-Signatur zum Einsatz. Beide Varianten werden mit unserer Software geliefert, Sie müssen sich um nichts kümmern!
Ich habe gehört, dass die Registrierkasse mit dem FinanzOnline verbunden sein muss! Das BMF kann dann „live“ alle meine Umsätze verfolgen!
Hierbei handelt sich um einen der größten Irrtümer in Bezug auf die Registrierkassenpflicht. Im FinanzOnline muss jede Registrierkasse mit Ihrer ID und dem zugehörigen Schlüssel zur Entschlüsselung des Umsatzzählers registriert werden. Zusätzlich muss die elektronische Signaturerstellungseinheit registriert werden. Diese Daten werden von den Finanzprüfern benötigt, um das Datenerfassungsprotokoll auf Korrektheit prüfen zu können. Zusätzlich muss der Startbeleg (mit diesem wird die Registrierkasse in Betrieb genommen) sowie ein Jahresbeleg (Stand des Umsatzzählers zum Jahresende) überprüft und übermittelt werden. Alle anderen Belege werden nicht übermittelt.
Die Registrierung bzw. die Prüfung von Start und Jahresbeleg kann entweder durch händische Eingabe erfolgen oder durch eine Software mittels Webservice. Auch bei der Übermittlung durch das Webservice werden keine laufenden Umsätze übermittelt.
Beim Prozess der Registrierung und Prüfung können viele Fehler unterlaufen, weshalb unsere Softwareprodukte das Webservice von FinanzOnline nutzen. Damit das Webservice genutzt werden kann, muss von Ihnen oder Ihrem Steuerberater ein „Webservice-Benutzer“ im FinanzOnline erstellt werden. Alle weiteren Schritte zur Kommunikation mit FinanzOnline werden dann automatisiert durch unsere Software übernommen, d.h. die Registrierung, Prüfung von Start- und Jahresbeleg sowie Meldung von Ausfällen / Wiederinbetriebnahme erfolgt automatisch. Sie oder Ihr Steuerberater brauchen sich diesbezüglich um nichts kümmern.
Wie erfolgt die Installation, was benötigen Sie von mir? Wie wird die Registrierkasse in die Software integriert? Von Kollegen habe ich gehört, dass diese jedes Medikament bzw. jede Rechnung nochmal händisch in die Registrierkasse eintippen müssen!
Vorab benötigen wir Ihre Steuernummer / UID-Nummer sowie den zuvor erwähnten FinanzOnline-Benutzer, hierzu erhalten Sie eine detaillierte Anleitung von uns.
Für WinDoc Complete / Light verwenden wir für die digitale Signatur eine Signaturkarte „a.sign RK CHIP“ von A-Trust. Diese wird von uns für Ihre Steuernummer / UID-Nummer ausgestellt und vorbereitet. Anschließend installieren wir unsere Registrierkassensoftware in der Ordination und Sie erhalten ein detaillierte Einschulung für die Registrierkasse. Nach Abschluss der Einschulung wird von uns die Registrierung im FinanzOnline und Prüfung des Startbelegs vorgenommen. Sie müssen sich zur Installation / Inbetriebnahme um nichts kümmern. Im täglichen Ordinationsbetrieb bleibt auch der Aufwand für Sie minimal. Aus unserer Software WinDoc Complete / Light können Sie nun per Knopfdruck alle Barzahlungen (z.B. Rezeptgebühren, Medikamente, private Honorare für Führerscheingutachten, Privatleistungen, etc.) an die Registrierkasse übergeben und brauchen nach Auswahl der Zahlungsart (Bar / Bankomat) nur noch auf „bezahlen“ klicken. Sie müssen nichts händisch eintippen, alles wird aus der Arztsoftware übernommen.
Bei unserer Software WinDoc Online für Wahlärzte funktioniert es noch einfacher! Hier verwenden wir für die digitale Signatur das Webservice „RK Online“ von A-Trust (Online HSM). Unsere Software kommuniziert zur Erstellung der Signatur über eine verschlüsselte Verbindung mit dem Rechenzentrum von A-Trust. Dies hat den Vorteil, dass Sie keine externe Registrierkasse, keine Signaturkarte und auch sonst kein Gerät bei sich in Ordination installieren müssen. Die Registrierkasse / digitale Signatur ist also nahtlos in das Rechnungswesen von WinDoc Online integriert. Auch die Anmeldung im FinanzOnline erfolgt hier über das Webservice. Bei der Bedienung der Registrierkasse im Alltag brauchen Sie nichts weiter beachten. Sie erstellen eine Honorarnote / Rechnung für den Patienten und mit der Auswahl von Bar / Bankomat werden alle Schritte automatisch im Hintergrund durchgeführt. Sie werden die Registrierkasse im Ordinationsalltag nicht einmal bemerken. Sie benötigen auch keinen Bon-Drucker, an die Honorarnote wird automatisch ein Beleg im A4-Format mit dem erforderlichen QR-Code angefügt. Durch diese einfache Funktionsweise ist auch keine Einschulung notwendig, da unser System alle Vorgänge automatisch durchführt.
